5 narzędzi do efektywnego zarządzania klubem fitness

2015-10-14

Jak efektywnie zarządzać klubem fitness? Jakie narzędzia mogą ułatwić managerowi codzienną pracę? Przedstawiamy przegląd 5 narzędzi, z których warto korzystać w celu lepszego i bardziej efektywnego zarządzania klubem fitness.

1. CRM – zarządzanie bazą klientów

Zapisywanie kontaktów w notatniku? Zarządzanie bazą klientów w Excelu? Takie rozwiązania już dawno odeszły do lamusa. Teraz, każda firma chcąca profesjonalnie i efektywnie zarządzać bazą klientów, korzysta z systemu CRM. CRM czyli „Customer Relationship Management” ma pomóc przedsiębiorcom zarządzać bazą kontaktów i relacjami z klientami. CRM często kojarzy się z dużymi korporacjami, jednak nic bardziej mylnego. Z takiego systemu mogą z powodzeniem korzystać też małe firmy, aby jeszcze bardziej efektywnie zarządzać swoim biznesem. Dotyczy to również klubów fitness.

Jakie funkcje możemy znaleźć w najpopularniejszych (i jednocześnie niedrogich) systemach CRM?

  • prowadzenie i edytowanie firmowej książki kontaktów,
  • zarządzanie zadaniami wraz z możliwością zmiany ich statusu i przypisania osoby odpowiedzialnej,
  • zarządzanie nowymi kontaktami wraz z opcją monitorowania etapu współpracy, dodawania załączników i notatek,
  • prowadzenie bazy wiedzy z dokumentami, zarządzeniami, komunikatami dla pracowników,
  • generowanie raportów na temat sprzedaży i innych procesów monitorowanych w ramach CRM,
  • uruchomienie powiadomień mailowych dotyczących różnych operacji wykonywanych w systemie CRM.

Warto przetestować np. Mini CRM, który zawiera wszystkie powyższe funkcjonalności i idealnie sprawdzi się w działalności klubu fitness. Koszt utrzymania takiego systemu wahają się od 40 do 200 zł miesięcznie.

2. Tworzenie newsletterów i mailingów

Newslettery to jedna z najskuteczniejszych form komunikacji z klientami, z której bez wątpienia powinny korzystać kluby fitness. O zaletach takiej formy komunikacji pisaliśmy w artykule „5 narzędzi marketingowych dla klubu fitness”. Newslettery powinniśmy tworzyć, gdy mamy coś ciekawego do zakomunikowania naszym klubowiczom. Możemy też wysyłać tzw. maile systemowe, które będą automatycznie informować klientów np. o przedłużeniu karnetu czy odwołanych zajęciach. W ten sposób zaoszczędzimy sporo czasu na tworzeniu dedykowanych maili czy dzwonieniu.

Na rynku znajdziemy sporo systemów, które umożliwiają wysyłkę zarówno dedykowanych newsletterów, jak i maili systemowych. Do najpopularniejszych należą: Freshmail, Get Response, SARE czy MailChimp. Większość z nich posiada podobne funkcje, takie jak np.:

  • możliwość importu i wysyłki stworzonego wcześniej mailingu graficznego lub tekstowego,
  • kreator, dzięki któremu możemy stworzyć mailing samodzielnie od podstaw,
  • możliwość wykonania testów A/B, które pozwolą sprawdzić skuteczność wybranych kreacji,
  • możliwość zaplanowania cyklicznych newsletterów, autoresponderów oraz maili transakcyjnych.

Powyższe funkcje powinny w zupełności wystarczyć, aby klub fitness mógł prowadzić efektywne działania e-mail marketingowe. Koszt utrzymania systemu e-mail marketingowego może być stały (uzależniony tylko od liczby odbiorców w bazie) lub dynamiczny (płacimy poza wysłane maile). Wybór modelu rozliczenia powinien być uzależniony od indywidualnych potrzeb klubu.

3. SMS marketing

Komunikacja poza pomocą SMS-ów w klubie fitness może okazać się wyjątkowo skuteczna. Dlaczego? Ponieważ dzięki niej, wnosimy naszą komunikację z klubowiczami na wyższy, bardziej personalny poziom. Jeśli zrobimy to w oryginalny sposób, a dodatkowo nie będziemy nachalni, mamy szansę dużo skuteczniej docierać do naszych klientów niż poza pomocą np. newslettera.

Do czego możemy wykorzystać komunikację SMS-ową? Jej przykładowe zastosowania to np.:

  • powiadomienia o kończącej się ważności karnetu (email łatwo przegapić, sms już niekoniecznie),
  • informacje o istotnych nowościach w klubie (pod warunkiem, że nie będzie to nachalny spam),
  • potwierdzenie zapisu na zajęcia lub przypomnienie o zapisie (jeśli posiadamy zajęcia grupowe i chcemy zminimalizować absencję osób zapisanych na zajęcia, takie rozwiązanie może okazać się bardzo skuteczne),
  • zachęcenie do częstszego odwiedzania klubu lub skorzystania z treningów personalnych (motywujmy naszych klubowiczów, ale z umiarem),
  • budowanie relacji z klubowiczami np. poprzez wysłanie życzeń urodzinowych czy oferty specjalnej z okazji rocznego członkostwa w klubie.

Poprzez komunikaty SMS możemy więc nie tylko informować, zachęcać i motywować, ale również budować relacje. Powyższe zastosowania są przykładowe – to, w jaki sposób wykorzystasz ten rodzaj komunikacji w swoim klubie fitness, zależy od Ciebie. Narzędzia do wysyłki SMS-ów dostępne na rynku są bardzo proste w obsłudze, dają całkiem sporo możliwości i pozwalają na zautomatyzowanie wielu procesów m.in. generowanie i wysyłanie kodów rabatowych, składanie życzeń urodzinowych, gromadzenie leadów i zapisywanie ich w bazie SMS czy personalizowanie wysyłanych wiadomości. Jednym z popularniejszych systemów jest SMS Api, który posiada wszystkie powyższe funkcje. Na ich blogu można znaleźć przykładowe case study z wykorzystania marketingu SMS w klubach Pure Jatomi Fitness.

4. Monitoring internetu i social media

Nie sprawdzasz, co mówi się o Twoim klubie fitness w internecie? Ignorujesz negatywne opinie? Nie wzmacniasz pozytywnych wypowiedzi? To duży błąd, który może źle wpłynąć na wizerunek Twojego obiektu. Monitorując wypowiedzi na temat Twojego klubu fitness, masz szansę nie tylko przekonać nieprzekonanych, ale też w oryginalny sposób włączyć się w dyskusje użytkowników i odwrócić nawet najgorszą sytuację na swoją korzyść.

Chwytliwie brzmiący „Real Time Marketing” ma szansę zaistnieć w Twoim klubie fitness tylko wtedy, gdy wyposażysz się w odpowiednie narzędzia. Co dają tego typu narzędzia? Ich przykładowe funkcje to m.in.:

  • monitorowanie wybranych fraz kluczowych z kilku zakresów tematycznych (np. wypowiedzi o naszej marce, wypowiedzi o konkurencji, wypowiedzi związane z branżą itp.) – na komputerze, tablecie i smartfonie,
  • automatyczne wykrywanie tzw. sentymentu wypowiedzi – pozytywnych i negatywnych wzmianek na temat klubu,
  • poznanie najbardziej wpływowych użytkowników wypowiadających się na temat naszego klubu (to daje nam np. szansę nawiązania z nimi głębszej relacji, a być może nawet dłuższej współpracy),
  • uruchomienie cyklicznych powiadomień mailowych o wypowiedziach z każdego tematu,
  • analizowanie statystyk z wybranego okresu oraz tworzenie raportów i wykresów.

Do najpopularniejszych narzędzi dostępnych na rynku należą Brand24, Sentione, Newspoint czy Instytut Monitorowania Mediów. Każdy z nich oferuje różny zakres powyższych funkcjonalności. Ceny wahają się od kilkudziesięciu do kilkuset złotych miesięcznie, jednak na potrzeby klubu fitness zazwyczaj wystarczy jedna z podstawowych opcji.

5. Kompleksowe zarządzanie klubem fitness

Jeśli chcemy podejść do tematu kompleksowo i zarządzać wieloma aspektami z poziomu jednego narzędzia, to znajdziemy takich na całkiem sporo. Umożliwiają one zarządzanie klubem praktycznie we wszystkich obszarach m.in.:

  • CRM – zarządzanie bazą klientów, z możliwością wprowadzania różnych danych oraz nadawania kontaktom odpowiedniego statusu,
  • Sprzedaż – monitorowanie sprzedaży z różnych segmentów działalności klubu (karnetów, treningów personalnych, baru), tworzenie programów lojalnościowych i rabatowych oraz mierzenie ich skuteczności, definiowanie karnetów o różnych parametrach,
  • Marketing – prowadzenie kampanii e-mail marketingowych i SMS-owych, zarządzanie komunikatami przekazywanymi do klubowiczów z możliwością ich automatyzacji,
  • Płatności – obsługa cyklicznych płatności z różnych kanałów (karta kredytowa, płatności online, polecenie zapłaty), wystawianie faktur i monitorowanie należności,
  • Strefa klienta – strefa dedykowana klubowiczom, umożliwiająca zapis na zajęcia grupowe, zakup i przedłużenie karnetu, śledzenie swoich postępów treningowych czy pobranie planów ćwiczeń.

Najpopularniejszymi systemami typu „Software Membership”, które funkcjonują na rynku są m.in. Efitness, PerfectGym, GymManager czy FitNet. Każdy z nich oferuje oczywiście podobny zakres funkcjonalności, warto jednak dokładnie przyjrzeć się ofercie i wybrać system, który będzie najbardziej odpowiadał potrzebom naszego obiektu. Koszt utrzymania takiego systemu waha się od kilkudziesięciu do kilkuset złotych miesięcznie.

Jeśli poszukujesz rozwiązania, które pomoże Ci sprawnie zarządzać klubem fitness, a dodatkowo będzie zintegrowane z zakupionymi urządzeniami fitness, weź pod uwagę platformę MyWellness Cloud od Technogym. MyWellness to narzędzie, które pozwala managerowi m.in. na zarządzanie bazą klientów, prowadzenie akcji marketingowych czy monitorowanie sprawności urządzeń. Daje również wiele możliwości trenerom personalnym, którzy poza pomocą specjalnej aplikacji mogą rozpisywać treningi, monitorować postępy swoich podopiecznych i być z nimi w ciągłym kontakcie.

Znasz inne narzędzia, które mogą usprawnić zarządzanie klubem fitness? Korzystasz z narzędzi, które mogą przydać się innym managerom? Podziel się swoimi doświadczeniami w komentarzu.